Você já gerenciou alguma equipe à distância? No cenário atual, esta atividade pode ser nova, e também, um desafio.
Alguns pensam que a tarefa de gerenciar equipes à distância pode ser complexa e ineficiente. Porém, quando bem planejada, pode-se obter ótimos resultados. Basta adotar as estratégias adequadas.
A Across possui a Cultura de Home Office há alguns anos e, por isso, sua liderança já teve a oportunidade de testar estratégias diferentes, para garantir que suas equipes mantenham a qualidade dos resultados esperados.
Quer garantir os resultados do seu time no trabalho remoto como nós? Separamos as melhores dicas para um gerenciamento eficiente, seja para este momento de isolamento específico ou para adotar uma nova cultura ou experiência profissional.
Em qualquer das duas situações, conte conosco!
Equipe Across.
Por onde começar...
Quando se fala em Gestão à Distância, geralmente, o primeiro pensamento é sobre tecnologia, ferramentas, sistemas, velocidade de conexão…
Engana-se quem começa por aí. A Gestão à Distância somente existe se temos uma
equipe preparada e um líder com clareza na definição de seus papéis, a começar por conhecer e saber extrair o que cada pessoa tem de melhor.
Além disso, cabe ao líder saber administrar conflitos, expectativas, aceitar opiniões contrárias às suas e, principalmente, alinhar pessoas com backgrounds distintos para o mesmo objetivo, pois os desafios diários são muitos.
Para facilitar a gestão de equipes virtuais, seus colaboradores precisam ter algumas características específicas, como:
• Boa comunicação (oral e escrita);
• Habilidade para trabalhar sozinho e de forma “independente”;
• Alto grau de inteligência emocional, comprometimento e responsabilidade;
• Familiaridade com algumas tecnologias necessárias;
• Proatividade;
• Valores alinhados à cultura da sua empresa.
Gestão à distância
Engrenagens do mecanismo
Algumas pessoas possuem maior facilidade em trabalhar distante de suas equipes, outras, nem tanto.
Algumas possuem as características acima desenvolvidas, outras, nem tanto.
Cabe a você, Gestor, incentivá-las e oferecer caminhos para o desenvolvimento destas competências e também garantir elementos básicos para esta nova forma de trabalho.
Um caminho é você se atentar às três principais engrenagens do mecanismo de Gestão à Distância.
São elas:
MOTIVAÇÃO
O desempenho e produtividade de um profissional estão relacionados à motivação individual.
Quando os profissionais estão motivados e dispostos a investir energia nos projetos, a gestão de equipes à distância fica menos desafiadora.
Equipes motivadas demonstram atitudes positivas em relação ao trabalho.
Você pode influenciar a motivação da sua equipe!
1. Reconheça as habilidades profissionais de cada um.
2. Ofereça à sua equipe oportunidades de aplicar suas habilidades em projetos importantes.
3. Dê feedback constante, equilibrando críticas e reconhecimentos.
CONFIANÇA
A confiança é a características fundamental na Gestão à Distância.
O ditado popular “O que os olhos não veem o coração não sente” não funciona aqui. Você tem que confiar naquilo que seus olhos não estão vendo e ter certeza de que o trabalho vai ser entregue no prazo certo e na qualidade desejada.
Se não houver confiança, você terá dificuldades de engajar o profissional e fazer com que ele se sinta seguro a participar dos projetos e interagir com outros membros da sua equipe.
Cultive a Confiança.
COMUNICAÇÃO
A comunicação consistente é crucial para o alto desempenho da Gestão de Equipes à distância.
Crie uma cultura em que os profissionais se sintam ouvidos.
Crie o hábito de interagir com regularidade como sua equipe. Uma equipe que se sente ouvida permanece mais produtiva e responsável, mesmo de longe.
“Quem não se comunica se estrumbica!”
Agora que você já conhece as características que precisa estimular para o desenvolvimento de sua equipe e também as engrenagens que movimentam a Gestão à Distância, atente-se aos próximos pontos que são fundamentais para o seu sucesso como Gestor de Equipes à distância ou de Equipes Remotas como algumas empresas costumam chamar.
1. CRIE CONEXÃO
Uma forma de manter as pessoas engajadas quando não estão fisicamente no escritório, todos os dias, é conecta-las ao seu trabalho, à missão e aos valores da empresa.
Muitos profissionais podem se sentir desconectados da organização e talvez de sua equipe, quando trabalham remotamente. Por isso, crie oportunidades de conexão que incluam a comunicação de informações da organização em tempo real.
Desta forma, você garante que todos da equipe entendam o quanto seu trabalho está vinculado aos objetivos da organização mantendo o reconhecimento individual e da equipe.
2. DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS
O sucesso no gerenciamento de qualquer time requer objetivos bem definidos. A melhor forma é tornar as responsabilidades claras para todos.
Ao definir as responsabilidades específicas de cada pessoa da sua equipe, você faz com que todos se conscientizem das responsabilidades uns dos outros. É importante que metas individuais e coletivas estejam claras.
Sendo assim, a dica de como gerenciar equipes à distância através da responsabilidade, é estipular metas individuais e mensuráveis. Isso ajuda o profissional a priorizar as atividades, e ajuda você a avaliar o desempenho.
Cuidado, a falta de transparência, pode fazer com que as pessoas, inevitavelmente, fiquem desapontadas e desmotivadas.
3. USE A TECNOLOGIA A SEU FAVOR
Depois de conhecer as pessoas, conectá-las à empresa e definir seus objetivos, é necessário que você defina meios tecnológicos para manter a sua Gestão à Distância com eficiência.
Já citamos algumas ferramentas de comunicação mas, além destas, você precisará das ferramentas certas de gestão para garantir que todos permaneçam na mesma página e possam continuar a executar suas atividades alocados em diferentes locais.
Aqui citamos algumas ferramentas que podem te ajudar a organizar todos os seus projetos e acompanhar o status de cada um, junto com sua equipe. São eles:
ZOOM Cloud Meetings: aplicativo gratuito para Android e iPhone (iOS). Com ele, é possível fazer conferências por vídeo com até 25 pessoas;
Google Hangouts: plataforma de mensagens instantâneas e chat de vídeo associada ao seu e-mail. As conversas podem ser entre duas pessoas ou em grupo. A sua vantagem é permitir a integração de números de telefone e não
apenas com a conta do Google;
Microsoft Teams: plataforma unificada de comunicação e colaboração que combina bate-papo, videoconferências, armazenamento de arquivos e integração de aplicativos no local de trabalho;
WhatsApp: para uma comunicação rápida para solucionar pequenas questões, você pode utilizar o WhatsApp para trocar textos e áudios, enviar arquivos e fazer vídeo chamadas;
Trello: ferramenta de gerenciamento de projetos em listas extremamente versátil e que pode ser ajustada de acordo com as necessidades do usuário. Pode ser usado por um só indivíduo como para trabalhos em equipe;
MeuScrum: ferramenta online grátis para gestão ágil de projetos com Scrum (quadro de kanban, sprints, histórias, tarefas, burndown…);
4. ESTEJA PRESENTE. GERENCIAR À DISTÂNCIA NÃO SIGNIFICA SE ESCONDER ATRÁS DAS FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO E DE GESTÃO
Independente da quantidade e qualidade de ferramentas utilizadas para o bom funcionamento da Gestão à Distância, sua equipe tem que saber que existe um profissional à disposição que vai facilitar o seu trabalho, determinar ações e promover o alinhamento de estratégias.
Esteja sempre presente!
5. MANTENHA UMA AGENDA DE CONVERSAS REGULARES
A prática de conversas regulares é importante para o crescimento da equipe. assim, você se atualiza do progresso de cada etapa dos projetos e os membros da equipe saberão como e quando se conectarem e apoiarem uns aos outros para alcançar os resultados desejados.
6. PROGRAME UMA AGENDA DE ENCONTROS PRESENCIAIS
Mesmo que o trabalho remoto funcione plenamente, recomenda-se realizar encontros presenciais periodicamente, lógico que em cenários onde não estivermos recolhidos por conta do Corona vírus.
Lembre-se da conexão!
Considere reuniões semanais, cafés da manhã, pequenos treinamentos, presenciais ou virtuais, tudo que ajude a aumentar a interação entre a equipe. Estes encontros são indispensáveis para fortalecer o laço entre o você e a sua equipe, aumentar a conexão com a empresa e para avaliar se tudo está correndo de acordo com o planejado.
7. SUGIRA UMA ROTINA SAUDÁVEL
Não deixe que o excesso de liberdade comprometa o nível de produtividade da sua equipe. Estabeleça uma rotina a ser seguida por todos, inclusive por você, apontando quais são os resultados desejados pela empresa. Dê flexibilidade para que cada um trabalhe da melhor forma possível.
Respeite os horários de descanso de sua equipe e evite enviar e-mails e mensagens fora do horário comercial.
8. DOCUMENTE PROCESSOS E AÇÕES
É fundamental armazenar e-mails, registros, arquivos da nuvem e qualquer tipo de produção; assim, você evita falhas comunicativas, perdas de dados e problemas no negócio.
9. ANTECIPE-SE
Adotar e seguir um planejamento é imprescindível na Gestão à Distância. Antecipe-se a eventuais problemas evitando interromper ou convocar sua equipe sempre que aparecer uma questão inesperada, mantendo a produtividade coletiva.
10. EXIJA QUALIDADE
Seja claro quanto aos parâmetros adotados e à qualidade esperada no resultado final das tarefas realizadas. Desta forma, a equipe trabalhará mais focada e respeitando os limites previstos.
11. CUIDE DO CRESCIMENTO DE SUA EQUIPE
Você deve fazer esforços para verificar os objetivos pessoais e profissionais de cada membro da sua equipe e apoiá-los a crescer. Seja através de ações de desenvolvimento, novos desafios, envolvimento em novos projetos ou outros. O importante é ter ciência e colocar em prática o seu papel como desenvolvedor de pessoas.
Os profissionais têm melhor desempenho quando sabem que a liderança tem interesse em ajudá-los a ter sucesso. Por esse motivo, é importante incluir a prática do feedback.
Mostrar aos membros do time suas forças e fraquezas é essencial para que os profissionais permaneçam em constante melhoria e, assim, aumentem seu nível de produtividade.
É importante demonstrar que os profissionais são parte importante da empresa. O feedback é a melhor estratégia para estimular o diálogo entre você e os profissionais. E, assim, gerar uma relação de confiança, que, como dissemos, é um dos pontos mais importantes para manter a Gestão à Distância.
8. DOCUMENTE PROCESSOS E AÇÕES
É fundamental armazenar e-mails, registros, arquivos da nuvem e qualquer tipo de produção; assim, você evita falhas comunicativas, perdas de dados e problemas no negócio.
12. CRIE E FORTALEÇA VÍNCULOS
É importante que haja um vínculo cordial e amigável entre os profissionais, independente da distância geográfica entre eles.
A realização dos trabalhos e a gestão da qualidade se tornam mais fáceis à medida que a sensação de acolhimento aumenta.
Para que isto aconteça, procure conhecer melhor cada membro da sua equipe.
• O que eles gostam?
• Quais seus interesses relacionados a carreira?
• Família, hábitos culturais e habilidades.
Estimule que entre a equipe também ocorra esse tipo de contato, para que eles possam se conhecer melhor e formar vínculos.
Que tal criar um grupo para que todos possam compartilhar coisas que não estejam ligadas ao trabalho, como fotos, mensagens, experiências?
Basta criar algumas regras e pode virar um meio de comunicação interessante.
Seguindo os “Doze passos para uma Gestão de equipe à distância impecável” e, respeitando “As três engrenagens”, temos certeza que você alcançará o sucesso na sua Gestão de Equipes à distância.
Saiba que, além de ajudar o mundo, neste momento de crise, você estará praticando uma das atividades do profissional do futuro, já que cada vez mais a distância não será um problema para trabalharmos em conjunto.
Desenvolva-se! Aproveite esta oportunidade!
Reveja o seu papel como líder.
O sucesso de uma equipe depende também da sua capacidade de liderança.
Conte conosco!.
